Guía para videollamadas en el ámbito laboral

Mientras la sociedad española comienza a ser partícipe de la tan esperada vuelta a la normalidad, el mundo laboral sigue viviendo su particular transformación, gracias al impulso del teletrabajo. Un modelo, hasta hace poco apenas implantado en España (según la Encuesta de Población Activa del 2019 tan solo un 4,8% de los ocupados en nuestro país trabajaba habitualmente a distancia), pero que tras la crisis del COVID-19 podría experimentar un gran crecimiento. La buena acogida percibida por parte de diferentes sectores, que han visto en esta modalidad la posibilidad de seguir dando continuidad a su actividad empresarial, ha ocasionado que cada vez sean más las voces que proclamen que el trabajo a distancia habría llegado para quedarse. De hecho, según lo manifestado recientemente en una entrevista para el diario 20 Minutos, la ministra de Trabajo y Economía Social, Yolanda Díez, aseguraba que el Gobierno tendría previsto lanzar “con prontitud la Ley Reguladora del Trabajo a Distancia”, mediante la que se busca garantizar el cumplimiento del derecho a la desconexión y a la conciliación de los trabajadores, entre otras cuestiones. Más allá de la integración del espacio de trabajo en el ámbito doméstico, la crisis del COVID-19 ha dado lugar a nuevas formas de comunicarnos en las que las que lo tecnológico se antepone a lo presencial, a través del fenómeno de las videollamadas.

Según un comunicado presentado hace apenas unas semanas por una de las compañías mas importantes del sector de las telecomunicaciones, como es Telefónica, el tráfico de videollamadas sobre su red habría crecido en un 500%, desde que se declarara el estado de alarma, “mientras que la contratación de soluciones profesionales y de colaboración para videoconferencias por parte de las empresas y la Administración lo ha hecho en más de un 80%”. Por su parte, Zoom se convertiría en la aplicación estrella de la cuarentena en lo que a videoconferencias se refiere, tras registrar un crecimiento del 70% durante este periodo.

No es algo nuevo, desde hace décadas diversas aplicaciones de videollamadas como Skype llevan años trabajando en diluir las barreras de la distancia y lograr acercar a las personas a través de una pantalla. Sin embargo, hasta el momento, su uso había tenido un mayor componente social, que laboral, siendo un método utilizado en contadas ocasiones por la mayoría de las empresas. Dada la popularidad alcanzada durante la crisis del COVID-19, todo parecería apuntar a que, tras la reincorporación a la actividad presencial, las compañías sigan recurriendo a este tipo de aplicaciones, reduciendo en la medida de lo posible largos desplazamientos, que a priori podrían ser prescindibles. Para ello, es fundamental que tanto trabajadores como empresarios, sepan adaptarse a este modelo de comunicación a fin de sacar el mayor rendimiento posible a su uso.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de realiza videollamadas

• Seguridad del sistema. A consecuencia del confinamiento, el número de ciberataques hacia empresas y particulares aumentaba exponencialmente, debido a las brechas de seguridad presentes en los equipos personales, así como en determinadas aplicaciones. De hecho, compañías como Zoom, se veían envueltas en diversas polémicas tras cuestionarse su seguridad y privacidad, a la vez que se hacía alusiones a una falta de transparencia en el tratamiento de datos de los usuarios (algo en lo que la compañía ha estado trabajando durante los últimos meses). Para evitar que nuestra información se vea expuesta a sufrir un ataque de este tipo, es muy importante asegurarnos de que estamos utilizando una App segura. A su vez, los expertos recomiendan seguir una serie de recomendaciones básicas como: mantener los sistemas permanentemente actualizados para contar siempre con la última versión, fijar una contraseña de acceso a la reunión o silenciar los micrófonos de quienes no vayan a participar.

• Imagen. Al igual que ocurriría si asistiéramos a una reunión presencial, es necesario prestar cierta atención a la imagen que queremos proyectar. Para ello, será fundamental adecuar el vestuario al grado de formalidad del encuentro y dedicar unos minutos antes de que se dé paso a su inicio a centrar bien el ángulo de la cámara, de tal manera que esté situado a la altura de los ojos, y a adoptar una postura correcta que denote interés. No cabe duda de que la imagen personal cobra especial relevancia, pero también lo hace el espacio en el que nos encontramos. En este sentido, es preferible situarnos en un lugar luminoso, de modo que nuestra cara esté de frente a la luz, intentando proyectar un plano homogéneo o un fondo neutral que, evite que los integrantes desvíen su mirada hacia determinados objetos. Para aquellos que no puedan cumplir estos principios, algunas aplicaciones ponen al servicio de los usuarios imágenes de espacios con las que poder aparecer durante la videoconferencia, así como la posibilidad de difuminar el fondo.

• Reuniones efectivas. Uno de los grandes retos que plantean las videoconferencias reside en lograr optimizar el tiempo. Para ello, es importante que antes de que nos conectemos, ubiquemos el equipo en una habitación con buena señal de red a modo de eludir posibles interferencias durante el encuentro. El sonido es sin duda otro de los elementos principales para poder desarrollar con éxito una videollamada, por lo que es aconsejable silenciar los micrófonos siempre y cuando no estemos interviniendo, a fin de prevenir posibles ruidos de fondo. Además de lo relativo a los aspectos más técnicos, al igual que ocurre en las presenciales, las reuniones a distancia demandan una preparación previa de los contenidos que se quieren abordar. Por su parte, contar con una persona moderadora servirá para dar fluidez a la llamada y evitar que alguno de los temas propuestos pueda quedar sin ser tratado. El horario también será un punto a tener en cuenta antes de programar cualquier tipo de reunión, debiendo facilitar en todo momento que pueda cumplirse la conciliación laboral y familiar. Con respecto a su duración, es conveniente intentar ser concisos y evitar abusar de los tiempos, a fin de conseguir que las videollamadas sean lo más fructíferas posibles.