Plan de Comunicación, aspectos a tener en cuenta

La comunicación constituye uno de los elementos más importantes de la empresa del siglo XXI, ofreciendo a esta la posibilidad de aumentar su competitividad gracias al intercambio de información con los profesionales que la integran, así como con su público. Contar con una buena estrategia de comunicación proporciona a la plantilla unos objetivos comunes sobre los que trabajar, una mayor adaptabilidad ante los posibles cambios que puedan surgir, además de reforzar la imagen corporativa de la organización. En este sentido, elaborar un plan de comunicación supone el primer paso a la hora de garantizar que la estrategia que se quiere poner en marcha funciona de forma óptima, siendo esta la hoja de ruta sobre la que centrar las futuras acciones.

Independientemente de cuál sea el planteamiento que se quiera seguir, el plan de comunicación debe partir de un estudio previo del estado de la cuestión, a través del conocido análisis DAFO, mediante el que conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades a las que se enfrenta la empresa. Su principal cometido es ofrecer una imagen real y detallada de la entidad desde dentro y, al mismo tiempo, mostrar cuál es la situación externa. Una de las principales características de este tipo de análisis es su dinamismo y flexibilidad, pudiendo ser actualizado a lo largo del proceso. A partir de los resultados extraídos en esta primera fase, la entidad podrá fijar mejor los objetivos que se quieren cumplir, así como las actuaciones que le llevarán hasta ellos. En lo referido a los objetivos, estos deberán definirse siguiendo la denominada regla SMART (por sus siglas en inglés) teniendo que ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y estar enmarcados en un periodo de tiempo determinado. De esta manera, la regla da prioridad a cuestiones concretas, realistas, que puedan ser evaluadas periódicamente y que permitan a la entidad alcanzar unas condiciones óptimas.

Una vez conocidas las metas, es importante definir a quiénes van a ir dirigidas las acciones que se van a llevar a cabo. Para ello, el siguiente paso será determinar el público objetivo, del que será necesario recabar toda la información posible, a fin de fijar el canal a través del que establecer la relación con la audiencia, así como los mensajes que se quieren transmitir. Respecto a esto último y abordando el siguiente de los puntos, los mensajes deberán ir en línea con los intereses del público objetivo, siendo importante que estos se caractericen por su claridad y sencillez

A fin de que la información que se quiere transmitir llegue de forma correcta a sus destinatarios, es esencial que el plan recoja las acciones que se pretenden poner en marcha, siendo esta la parte más importante del documento. En este apartado se especificarán, por tanto, todas aquellas actuaciones a desempeñar, los canales que se emplearán para ello, así como los recursos y el presupuesto con el que se cuenta. El plan contará a su vez con un cronograma o calendario, en el que se especifiquen cuándo tendrán lugar las actuaciones señaladas. Por último, y a fin de constatar cómo se están desarrollando las acciones pautadas, así como la repercusión o eficacia de las mismas, es fundamental realizar una evaluación de los resultados que se están obteniendo para garantizar que se avanza hacia el cumplimiento de las metas establecidas.